Vortrag
Beatrix Schopp, Köln
Vom Chaos zur Ordnung – aus
der Sicht einer Registrar
Vortrag am 9.3.2009
Das Resümee aus der allgemein als zutreffend befundenen Stellenbeschreibung
für das Aufgabengebiet Registrar in Deutschland lautet:
„Die Stelle des Registrars übernimmt in selbständiger und
eigenverantwortlicher Arbeit spartenübergreifend eine Fülle von
Funktionen aus allen Sachbereichen des Museums mit dem Ziel, die Abwicklung
und Organisation von Ausstellungen, Veranstaltungen, Leihverkehr etc. fachtechnisch
und wirtschaftlich zu fokussieren und terminlich zu koordinieren.
Die vielfältigen
Aufgaben, die häufig äußerst termingebunden
zu erledigen sind, bedingen zumeist eine enge Kooperation und Abstimmung
mit allen Verantwortlichen der anderen Bereiche und Projekte wie Direktion,
Wissenschaft, Restaurierung, Verwaltung mit dem Ergebnis der Entlastung und
Freisetzung von Kapazitäten für andere spezifische Aufgabenstellungen.
Erarbeitung von Strategien zur Umwandlung von Chaos in Ordnung…“
Das
klingt alles sehr nachvollziehbar und lässt auf eine spannende
Aufgabenstellung schließen!
In der Tat: Spannend ist die Aufgabenstellung
des Registrars alle Mal!
Um die vielfältigen Aufgaben allerdings in der gedachten Form erledigen zu können, bedarf es erst einmal der Einrichtung einer entsprechenden Stelle mit dem Titel „Registrar“, der die ausführende Person auch international als „Vertrauensperson“ und „Ansprechpartner“ für den Leihverkehr ausweist. Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, sind Registrars durchaus eine verschworene Gemeinschaft im positiven Sinne, vor der die Direktion eines Museums oder Institutes zumeist hohen Respekt hat (Wir erinnern uns an die Worte von Samuel Keller beim Abschiedsempfang in der Fondation Beyeler anlässlich des 6. europäischen Registrartreffens in Basel, der da sagte „…You are the gate keepers to heaven..“. In der Tat bedeuten die nationalen wie internationalen Kontakte der Registrars im Idealfall finanzielle wie logistische Vorteile! Die zum Teil persönlichen Kontakte können bei der Abwicklung und auch der Akquise von Ausleihen je nach institutsbezogener Aufgabenstellung des Registrars extrem von Vorteil sein.
Registrar bedeutet im landläufigen Sinne die Wahrnehmung einer so genannten „Schnittstellenfunktion“, aber nicht nur nach außen hin, sondern und vor allem im eigenen Institut. Ungeachtet der unterschiedlichen Kompetenzen, mit denen Registrars in ihren Wirkungsbereichen ausgestattet sind, ist doch ihre Arbeit immer verknüpft mit der der anderen am Haus Beschäftigten.
Das ist auch am Museum Ludwig in Köln nicht anders.
Ausgehend von
dieser Tatsache beschäftige ich mich seit Beginn meiner
Tätigkeit als Registrar dort mit dem Aufbau einer Stelle Registrar sowie
seit vergangenem Jahr zusätzlich mit dem Aufbau einer Stelle Assistenz
Registrar.
Aufgrund meiner fast 25jährigen Zugehörigkeit zur Stadtverwaltung Köln und beinahe 24 Jahren davon zu den Museen der Stadt Köln insgesamt und mehrerer Jahre als dezentrale Personalsachbearbeiterin im Wallraf-Richartz-Museum und Museum Ludwig und nach dem Auszug des Wallraf-Richartz-Museums in seinen Neubau für Museum Ludwig, habe ich naturgemäß eine weit reichende Kenntnis des Innenlebens der Kölner Museen und speziell des Museums Ludwig, was mir beim Aufbau der Stelle Registrar sehr zugute kam und kommt.
Basierend auf dieser Kenntnis und mit der gestellten Aufgabe war ich auch immer an der Optimierung von Arbeitsabläufen interessiert und habe bei entsprechenden Gelegenheiten meine Erfahrungen und Meinungen einbringen dürfen. So ist es mir nun ein besonderes Anliegen, auch Ihnen ein paar Erfahrungen und Erkenntnisse weiterzugeben, nicht um Sie zu belehren, sondern um die Diskussion im o.g. Sinne „Vom Chaos zur Ordnung – in deutschen Museen“ anzuregen und voranzutreiben.
Die Fülle von Projekten, die in den vergangenen Jahren im Museum Ludwig realisiert wurden, erfordert ein hohes persönliches Engagement von Direktion, Wissenschaft, Restaurierung, Verwaltung, Werkstätten (incl. Hausverwaltung) und eben Registrar. Um die erforderliche Motivationslage zu schaffen bzw. zu erhalten bei gleichzeitiger restriktiver Personalentwicklung im gesamten Bereich der Stadtverwaltung Köln, der das Museum Ludwig organisatorisch angehört, ist es notwendig geworden, interne Organisationsabläufe einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Dies wurde Mitte 2008 begonnen und die Ideen sprudelten………………
Die Koordinierung liegt nun bei der stellvertretenden Leiterin sowie der stellvertretenden Verwaltungsleiterin, die mit amerikanisch/französischen Museumserfahrungen bzw. einer vorangegangenen Tätigkeit im Organisationsamt der Stadt Köln das Spektrum erheblich erweitern.
In einem ersten Schritt wurden die einzelnen zum Teil Kleinstabteilungen am Haus in sachlich zusammengehörenden Konstellationen an einen Tisch geholt und zu einzelnen Themen und Aufgabenstellungen befragt. Dabei wurde herausgefunden, dass zum Teil mehrere Mitarbeiter – bedingt durch über die Jahre stattgefundene Stellenzusetzungen und Aufgabenerweiterungen – an den gleichen Arbeitsabläufen beteiligt waren und dies im Einzelfall nicht bekannt war. Hier bot sich eine erste Gelegenheit, Aufgaben eindeutig zuzuordnen, aus sachlichen und zum Teil persönlichen Gründen neu zu verteilen und damit zu optimieren.
Teamgespräche in den einzelnen Abteilungen sowie wöchentliche Treffen des wissenschaftlichen Personals mitsamt Verwaltungsleitung, Restaurierung und Registrar sowie monatliche Zusammenkünfte aller Museumsmitarbeiter nach vorab bekannt gegebenen Tagesordnungen und Vierteljahresgespräche der Verwaltung mit Registrar, Werkstätten, Restaurierung erweisen sich außerdem als hilfreich.
Begünstigt werden die Bemühungen durch die Einführung der so genannten leistungsorientierten Bezahlung, die die Stadt Köln für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anbietet. Das Museum Ludwig nahm hier als einer der ersten Dienststellen an einem Pilotprojekt innerhalb der Stadtverwaltung teil.
Das Verfahren zur Ermittlung der leistungsorientierten Bezahlung beinhaltet das Erstellen von Zielvereinbarungen für einzelne Mitarbeiter bzw. Abteilungen. Auch hier ist das Bewusstmachen von Arbeitsabläufen sowie individuellem Leistungsvermögen ein wichtiger Bestandteil, der sich positiv auf die Strukturierung auswirken kann und bereits hat.
Die Erledigung von Aufgaben als workflow, was soviel heißt wie eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation, bedarf der Schaffung von gleichen Voraussetzungen für alle Mitarbeiter. D.h. unter anderem, dass alle gleichermaßen technisch ausgerüstet, entsprechend geschult und motiviert werden, sich der so genannten Neuen Medien zu bedienen. Letzteres ist mit Sicherheit eine noch umfassend zu erbringende Leistung!
Der Idealfall, dass Mitarbeiter mittels Computer sich mitteilen, den Stand der Dinge dokumentieren und das alles immer aktuell, ist sicher eine Vision. Auf jeden Fall ist sie nicht der Weisheit letzter Schluss, denn der persönliche Kontakt und die unter vier- bzw. mehr Augen betriebene Kommunikation sollte doch immer noch die dem Menschen am ehesten eigene sein. Dies zu fördern veranstaltet das Museum Ludwig zumeist einmal jährlich einen Betriebsausflug, Zusammenkünfte zu verschiedenen Gelegenheiten wie Karneval, Fußballweltmeisterschaftsspielen oder Eröffnungen.
Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir durch kontinuierliche Bemühungen zu einer optimierten Arbeit im Sinne der Sache „Museum“ kommen!
Dazu werde ich gerne zu gegebener Zeit weiter berichten!
Fazit: Kommunikation ist die Ausgangslage für ein erfolgreiches Arbeiten.
Die Wahl der richtigen Kommunikationsart ist das schwierigste Moment