Kistenverladung

Berufsbild

Stellenbeschreibung Registrar

Aufgaben/Tätigkeit

A) Ausstellungen

1. Transporte

- Kalkulation der Kosten im Vorfeld (Mitwirkung an der Kostenplanung kommender Jahre).

- Selbständige Ausschreibung und Überprüfung) zur Ermittlung des jeweils sicherheits-, transport- und lagertechnisch optimalen sowie kostengünstigsten Angebots, Beauftragung.

- Selbständige Korrespondenz und mehrsprachige Verhandlungen mit den Leihgebern (Museen, Galerien, Privatleihgeber) über Leihgebühren, Kurierbegleitungen, Versicherungen, besondere Transportwünsche, etc.)

- Sachliche und fachliche Kontrolle.

- Abrechnung mit den beauftragten Transportunternehmen, Kostenkontrolle.

- Disposition von Terminen und Erstellung einer Ablaufplanung von An- und Abtransport, Auf- und Abbau der Ausstellungen in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Abteilungen wie Technik und Restaurierung

- Entgegennahme von Kunsttransporten (auch abends), Überwachung des Ent- und Beladens

- Verpackungskontrolle bei An- und Abtransport, Kontrolle der Sicherheitsvorkehrungen beim Auspacken, Aufbau, Ausstellungsbetrieb, Abbau und Wiederverpackung in Zusammenarbeit mit Restauratoren und Museumstechnikern

- Betreuung der Kuriere (Hotelbuchung, Abrechung und Auszahlung der Tagegelder etc.)

2. Versicherung

- Kalkulation der Kosten im Vorfeld (Mitwirkung an der Kostenplanung kommender Jahre).

- Selbständige Korrespondenz mit den Leihgebern hinsichtlich der zu erreichenden Akzeptanz der Staatshaftung.

- Ausfertigung der Selbstversicherungsbestätigungen (Staatshaftung), Versand an Leihgeber.

- Selbständige Korrespondenz mit den beteiligten Versicherungen der Leihgeber.

- Sachliche und fachliche Kontrolle, Abrechnung.

- Verhandlungen mit Versicherern über Prämiensätze und Vertragsbedingungen

- Schadensabwicklung

3. Allgemeines

- Korrespondenz

- Ausfertigung der Leihverträge und Kontrolle der eingehenden Fremdverträge.

- Gewährleistung der Einhaltung vereinbarter Konditionen gegenüber den Leihgebern.

- Führung der Leihakten.

- Erstellung der Vordrucke der Zustandsprotokolle.

- Erarbeitung der Objektlisten für Transport, Versicherung, Ausstellungstechnik, Restaurator.


B) Leihverkehr (Leihgaben des eigenen Hauses)

- Mitwirkung bei der Überprüfung der Werke auf ihre Ausleihbarkeit.

- Anforderung und Überprüfung von Facility Reports.

- Erstellung der Leihverträge, Korrespondenz mit den Leihnehmern.

- Erstellung der Umlaufinformationen an alle beteiligten Abteilungen.

- Versicherung der Leihgaben, Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Versicherungswerte, Prüfung der Akzeptanz von möglichen Fremdversicherungen und Staatshaftungen.

- Festlegung der Transportwege, Verpackung, Transportbegleitung (Kuriere) in

Zusammenarbeit mit den Restauratoren.

- Korrespondenz mit den Leihnehmern hinsichtlich Transporte, Versicherung, Kuriere und Einhaltung der Ausleihbedingungen.

- Transportbegleitung (Kurierreisen), Zustandsberichte am Ausstellungsort und Kontrolle der klima-, licht- und sicherheitstechnischen Gegebenheiten.

- Führen der Ausleihakten, einschließlich entsprechender Objektlisten.

- Selbständige Einrichtung einer Datenbank mit den wichtigsten Angaben zu den inventarisierten Kunstwerken und den Dauerleihgaben aus Privatbesitz (Künstler, Titel, Datierung, Inv.-Nr., Technik, Material, Maße, Leihgeber etc.). Diese Datenbank wird laufend durch Sammlungsverwalter und Restauratoren ergänzt (Standortveränderungen, Ausleihe, Änderungen der Rahmung, Zustandsveränderungen, Leihanfragen etc.).

C) Sonstiges

Beratung des Direktors bei der Jahresplanung, Finanzplänen und der Erarbeitung von Ausstellungs- bzw. Übernahmeverträgen. Mitarbeit bei der Disposition des projektbezogenen außerplanmäßigen Personalbedarfs.

- Permanente Aktualisierung des Wissens in allen erforderlichen Bereichen (Transport- und Versicherungswesen, Kommunikation und EDV) durch Fachzeitschriften, Ausstellungs- und Museumsbesuche, Ausstellungskataloge und Internet.

- Planung und Betreuung von Ausstellungstourneen, Ausarbeitung des Transport- und Versicherungsbudgets für alle Ausstellungsstationen, Erstellung bzw. Überprüfung von Tourneeverträgen, Überwachung der Abläufe, Abrechnung mit den beteiligten Ausstellungspartnern Verhandlungen mit Zollbehörden, Fluggesellschaften, Botschaften etc.

Befugnisse

Selbständige Ausschreibung und Auftragserteilung im Bereich Transport und Versicherung. Leihverträge verhandeln und abschlussreif vorbereiten. Weisungsbefugnisse für aufgabenorientierte Zwecke an Mitarbeiter des Hauses und Fremdfirmen.

Ausbildung

Eine definierte und staatlich anerkannte Ausbildung gibt es für den Beruf des Registrar, wie auch für andere neue Berufsfelder z.B. im Medienbereich, noch nicht. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sollte eine Mindestvoraussetzung sein. Denkbar wäre eine Zusatzqualifikation ähnlich der Studiengänge an der Universität Hildesheim Kulturwissenschaft oder an der Universität Lüneburg Kulturmanagement. Die Stelleninhaber in vielen deutschen Museen rekrutieren sich zur Zeit aus den Bereichen Ausstellungsorganisation, Kunstspeditions- und Versicherungswesen, Restaurierung, verfügen in der Regel über langjährige Erfahrungen im Kunstausstellungsbetrieb und haben sich durch persönliches Engagement und Weiterbildung qualifiziert.


Fachkompetenz

Kaufmännische Ausbildung und betriebswirtschaftliches Grundwissen (Gewinn- und Verlust- rechnung, Bilanzierung, Mittelbewirtschaftung), sehr gute Allgemeinbildung, gute Fähigkeit zur mehrsprachigen Kommunikation (englisch, französisch, spanisch), solide Kenntnisse im Speditions- und Versicherungswesen, mehrjährige Praxis im fachgerechten Umgang mit Kunstwerken, Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Kunstausstellungen, kunstgeschichtliches Wissen, besonderes Know How in der elektronischen Bürokommunikation und Datenverarbeitung (Windows, Apple Macintosh, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Datenbank- Programmierung, Bildverarbeitung, Graphikprogramme, Scannersoftware, Internet, , E-Mail).

Erforderliche Qualitäten

Hohes Maß an Eigenverantwortung und selbständigem Handeln, Teamfähigkeit, Organisations- und Koordinationskompetenz, hohe Belastbarkeit, Fähigkeit zum mehrgleisigen Arbeiten gerade unter Termindruck, Flexibilität, Loyalität und absolute Diskretion, Geschick im Umgang mit sensiblen menschlichen Naturen, telefonisch, brieflich und persönlich.

Resümee : Effizienz durch Kompetenz
Die Stelle des Registrars übernimmt in selbständiger und eigenverantwortlicher Arbeit spartenübergreifend eine Fülle von Funktionen aus allen Sachbereichen des Museums mit dem Ziel, die Abwicklung und Organisation von Ausstellungen, Veranstaltungen, Leihverkehr etc. fachtechnisch und wirtschaftlich zu fokussieren und terminlich zu koordinieren. Die vielfältigen Aufgaben, die häufig äußerst termingebunden (Eröffnung etc.) zu erledigen sind, bedingen zumeist eine enge Kooperation und Abstimmung mit allen Verantwortlichen der anderen Bereiche und Projekte (Direktion, Kunstwissenschaftler, Restauratoren, Sammlungsverwalter, Ausstellungstechnik, Verwaltung), mit dem Ergebnis der Entlastung und Freisetzung von Kapazitäten für andere spezifische Aufgabenstellungen. Erarbeitung von Strategien zur Umwandlung von Chaos in Ordnung...